Komfortable møde- og konferencelokaler i flotte omgivelser

1. Indledende bemærkninger
a) Nærværende generelle betingelser gælder for Scandic Hotel A/S, herefter SH
b) Afbestilling og reduktion skal altid meddeles hotellet skriftligt og genbekræftes af hotellet for at opnå gyldighed.

2. Bestilling
Bestillingen kan ske mundtligt eller skriftligt. Hotellet skal bekræfte skriftligt. Bekræftelsen skal indeholde specifikationer om pris, antal personer og øvrige dele i arrangementet, samt ønsker i forhold til bestillingen.

Senest 14 dage før arrangementets start skal der fremsendes den endelige fordeling og navneliste på det bestilte antal værelser, samt program/tidsplan med angivelse af måltider, allergener og øvrig servering m.m. Fremsendes navnelisten ikke rettidigt, sætter vi skriftligt påkrav. Såfremt navnelisten ikke modtages senest 2 dage herefter betragtes det som afbestilling af arrangementet og der opkræves godtgørelse i henhold til pkt. 4.

3. Reduktion/Afbestilling
Et arrangement kan afbestilles senest 30 dage før ankomstdato. Afbestilling er når der foretages helt eller delvist annullering, reduktion, afkortning eller lignende ændringer i arrangementet. Endeligt bestilt arrangement er de hotelydelser, der resterer 30 dage før ankomstdato.

Det endelige arrangement kan maksimum reduceres med 50% vederlagsfrit indenfor 30 dage før ankomst. Følgende betingelser gælder for reduktion af arrangementet.
• Reduktion på op til 50% af det endelige arrangement skal meddeles hotellet skriftligt senest 20 dage før ankomstdato.
• Reduktion på op til 35% af det endelige arrangement skal meddeles hotellet skriftligt senest 10 dage før ankomstdato.
• Reduktion på op til 10% af det endelige arrangement skal meddeles hotellet skriftligt senest 5 dage før ankomstdato.
• Reduktion på mindre end 5% af det endelige arrangement skal meddeles hotellet skriftligt senest 3 dage før ankomstdato.

Ved no-show, forsinket ankomst og for tidlig afrejse har hotellet krav på en erstatning svarende til fuld pris på det endelige bestilte arrangement.

4. Betaling af godtgørelse
Ved reduktion og/eller afbestilling af et arrangement senere end ovennævnte tidspunkter, jf. pkt. 3 har SH krav på en godtgørelse svarende til den fulde pris for det for sent afbestilte arrangement inkl. moms. Ligeledes kan SH altid kræve fuld dækning for ydelser, der ikke kan afbestilles, d.v.s. ydelser, som SH på vegne af kunden har bestilt eksternt.

5. Ophævelse af arrangement
SH forbeholder sig retten til at ophæve arrangementer, såfremt dele af eller hele arrangementet bliver videre-solgt til 3. part uden accept fra SH, eller arrangementet bliver videre-solgt til højere pris end ordrebekræftelsen, medmindre det indgår i en pakke.

Dette berettiger ikke til nogen form for erstatning.

Hvis der er færre deltagere end forventet, er hotellet berettiget til at flytte reservationen til et mindre mødelokale.

6. Betaling/Depositum
Ved aftale om depositum skal beløb svarende til 100 % af det bestilte arrangement betales senest 30 dage før ankomstdato. Depositum fratrækkes den endelige afregning, og vil indgå i beregningen i henhold til afbestillingsbetingelserne punkt. 3. Såfremt depositum ikke betales rettidigt betragtes det som afbestilling af arrangementet.

Ved fakturering er betaling forfalden 10 dage fra faktura dato. Der opkræves faktureringsgebyr. Ved forsinket betaling pålægges 1,5% rente pr. påbegyndt måned, samt administrationsgebyr.

7. Forbehold for prisændringer
SH forbeholder sig retten til at regulere priserne såfremt, der sker ændringer i moms eller afgifter og force majeure, som er uden for SH indflydelse. SH skal omgående informere om pristillæg. Priserne bliver reguleret pr. 1. januar hvert år. Medmindre andet fremgår af bekræftelsen vil, det være årets priser, der er opgivet i bekræftelsen. Der må forventes en prisstigning i henhold til forbrugerprisindekset, dog minimum 3% per år.

8. Fordeling af værelseskategorier
Endelig fordeling på værelseskategorier vil ske ca. 1 måneder før ankomstdato.

9. Generelle forbehold/Force Majeure
Såfremt SH’s forpligtelser skulle påvirkes af strejke, lockout, blokade, krig, begrænsninger i leverancer eller andre omstændigheder, som hotellet ikke er herre over, samt hvis underskriver ikke overholder sine forpligtelser i henhold til denne aftale, er SH berettiget til at hæve aftalen uden af den grund at være forpligtet til nogen form for erstatning.

10. Ansvar for ejendom
Hotellet har intet ansvar for ejendom, der opbevares på værelser. Hotellet har alene ansvar for sædvanlige ejendele, som er låst inde i hotellets bokse. Har ejendelen særlig værdi, skal hotellet informeres omkring dette. Hotellet forpligter sig kun til at dække det fulde tab i det omfang, at hotellet skriftligt har påtaget sig ansvaret for værdifulde ejendele.

11. Tvister
Tvister angående fortolkning eller brug af denne aftale skal afgøres ved en dansk domstol, med Københavns Byret som første instans.