Lejebetingelser - gældende hvis tilbuddet bekræftes
Et vellykket arrangement er ét hvor alt fungerer som planlagt og bliver en gid oplevelse for alle. Kosmopol beder derfor lejerne om ar samarbejde med personalet om planlægningen og afviklingen af arrangementet ved at give flere mulige og væsentlige oplysninger, samt ved at overholde nedenstående frister:
1. Lejeaftalen skal bekræftes pr. mail senest 14 dage efter modtagelsen eller inden en aftalt tidsfrist. Såfremt Kosmopol modtager en anden konkret og på dato
sammenfaldende forespørgsel vil personalet kontakte jer for omgående afklaring af tilbud, Ved manglede bekræftelse kan Kosmopol sælge lokale / datoen til
anden side.
2. 14 arbejdsdage før arrangementsdato bedes oplyst:
• Program
• Særlige behov ift. allergier, diæter eller andre hensyn
• AV behov
• Opstilling i lokalet
• Kontaktoplysninger på den arrangementsansvarlige, samt CVR, EAN og eventuelle referencer til faktura
3. Syv arbejdsdage før arrangementsdato bedes oplyst:
• Endeligt deltagerantal
• Eventuelle mindre justeringer
Gebyr ved annullering
Ved annullering forstås enhver form for afbestillings, reduktion, afkortning, omplacering eller lignende ændringer i forhold til lejeaftalen. Annullering skal altid ske skriftligt, og er først godkendt når modtagelsen af annulleringen er bekræftet af Kosmopol.
Såfremt I ønsker ar annullere arrangementer, forbeholder Kosmopol sig retten til at fakturere et annulleringsgebyr efter nedenstående betingelser:
• For arrangementer med 50 deltagere og derover kan annullering eller reduktion af arrangementet ske omkostningsfrit indtil to måneder for arrangementsdato.
• For arrangementer med under 50 deltagere kan annullering eller reduktion af arrangementet ske omkostningsfrit en måned før arrangementsdato.
• Ved annullering mellem to måneder og en måned før arrangementsdato faktureres 50% af den samlede pris. Ved reduktion i antal kan der maksimalt reduceres
med 50% uden betaling.
• Ved annullering mellem en måned og 14 dage før arrangementsdatoen faktureres der 75% af den samlede pris. Ved reduktion i antal kan der maksimalt reduceres
med 25% uden betaling.
• Ved annullering mellem 14 dage og syv dage før arrangementsdato faktureres der 90% af den samlede pris. Ved reduktion i antal kan der maksimalt reduceres med
10% uden betaling.
• Ved annullering eller reduktion mindre end syv dage før arrangementsdatoen faktureres 100% af den samlede pris.
Alt efter omfanget af en eventuel reduktion forbeholder Kosmopol sig retten til at flytte arrangementet til andre (mindre) lokaler.
Faktura, betalingsbetingelser og depositum
• I forpligter jer til at oplyse virksomhedsnavn, adresse, kontaktperson, CVR- og EAN-nummer, samt ordre- eller rekvisitionsnummer inden arrangementets
afholdelse.
• Der faktureres på baggrund af bekræftede antal gæster modtaget ugen inden arrangementet.
• Netto kontakt 8 dage fra fakturadato, medmindre andet er skriftlig aftalt.
• Ved for sen indbetaling beregnes rentetillæg på 1,5% pr. påbegyndt måned.
• Ved bekræftelse af lejeaftale forbeholder Kosmopol sig retten til at opkræve et depositum svarende til 50% af den samlede pris. Depositum fratrækkes den
endelige faktura.
• Opkrævningen af depositum gør sig altid gældende ved private arrangementer og hvor faktura skal sende til en udenlandsk adresse/virksomhed.
Force Majeure
Ved strejke, lockout, brand, begrænsninger i leverancer af produkter eller andre force majeure forhold, der ligger uden for Kosmopols indflydelse, er Kosmopol berettiget til at annullere, indskrænke eller ændre arrangementet uden at ifalde erstatningsansvar overfor jer eller jeres gæster.
Ordensreglement, ansvar, opførsel
1. I og jeres gæster må ikke medbringe egen mad og drikke til arrangementer på Kosmopol.
2. Rygning (gælder også e-cigaret) må kun ske udendørs; enten på gaden eller i Kosmopols gårdhave (adgang via kælderplan).
3. I er efter dansk rets almindelige erstatningsregler ansvarlige for enhver skade på bygning, lokaler og inventar forårsaget af jer eller jeres gæster.
4. I og jeres gæster må ikke agere i nogen form for uregerlig eller forstyrrende adfærd der kan være til gene for husets øvrige gæster og beboere.
5. I og jeres gæster skal til alle tider overholde og følge anvisninger fra Kosmopols personale.
6. I tilfælde af, at ovennævnte vilkår bryde, kan I og jeres gæster blive bedt om at forlade Kosmopol øjeblikkeligt. I er i sådanne tilfælde forpligtet til at betale for
bestilte services og er ikke berettiget til at kræve tilbagebetaling eller afslag.
7. Kosmopol er ikke ansvarlig for tab eller ødelæggelse af jeres eller jeres gæsters medbragte værdigenstande eller ejendele.
8. Kosmopol respekterer deres gæsters privatliv, og billeder på sociale medier vil derfor ikke blive lagt op, medmindre I og jeres gæster tydeligt har godkendt dette.
9. Såfremt arrangementet strækker sig ud over det aftalte, kan der pålægges et særåbningsgebyr på 2.500 kr. inkl. Moms pr. påbegyndt time.
Tvister
Lejeaftalen og indgåede bestillinger er undergivet dansk ret.
Såfremt der opstår uoverensstemmelse mellem parterne i forbindelse med lejeaftalen eller bestillinger, skal parterne med en positiv, samarbejdende og ansvarlig holdning søge at indlede forhandlinger med henblik på at løse tvisten. Om nødvendigt skal forhandlinger søges løftet op på et højere plan i parternes organisationer.
Når det ovenfor beskrevne har været forsøgt, er hver af parterne berettiget til at kræve uoverensstemmelsen afgjort ved retten. Værneting er Københavns Byret eller Østre Landsret.
